La gestione di un progetto, o project management, è una disciplina importante in quanto permette di gestire i progetti in modo efficiente ed efficace, ed aumentarne le probabilità di successo.
Il project manager è il professionista responsabile della pianificazione, dell’organizzazione, dell’esecuzione e del controllo di un progetto fino al raggiungimento effettivo dell’obiettivo finale prefissato.

Come gestire un progetto?

Oggi esistono molti strumenti e piattaforme online a supporto dei project manager, che rendono più semplice la gestione del tempo, delle task e delle risorse del proprio team.
Per gestire un progetto puoi seguire questi punti chiave:

• Definisci gli obiettivi SMART (specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e limitati nel tempo) che il progetto deve raggiungere
• Pianifica il progetto con un piano dettagliato che identifichi le attività specifiche, le scadenze, le risorse necessarie e i budget
• Alloca risorse appropriate a ciascuna attività, in base ai loro punti di forza
• Monitora i milestones rispetto al piano stabilito (puoi utilizzare il diagramma di Gantt)
• Comunica costantemente con il team tramite chat di gruppo e e-mail
• Utilizza un software semplice ed intuitivo per la gestione dei progetti

Al termine del progetto, fai una valutazione finale per misurare i risultati rispetto agli obiettivi iniziali.

Gestione dello stress

Spesso il project manager si trova di fronte a situazioni di stress dovute ad un’eccessiva mole lavorativa e non solo, deve gestire i rapporti interpersonali, scadenze strette e far fronte ad imprevisti.

Per anticipare e gestire lo stress puoi adottare varie strategie; innanzitutto pratica la consapevolezza, perché riconoscere un’emozione è il primo passo per affrontarla. Concentrati sul presente e chiediti ” Cosa posso fare adesso con ciò che ho a disposizione? “. Ora che hai risposto a questa domanda, fissa obiettivi realistici senza sovraccaricati né sovraccaricare il tuo team di lavoro e stabilisci delle priorità. Durante il progresso del progetto, concediti delle pause e mantieni un sano equilibrio tra studio, lavoro e vita privata.

Tieni a mente che ogni persona sviluppa un proprio metodo di gestione dello stress durante il percorso formativo e professionale, quindi datti del tempo per acquisire quello più adatto a te.

Gestione dei conflitti e delle obiezioni

All’interno di grandi o piccoli gruppi di lavoro, a volte si riscontrano dinamiche complesse che possono causare conflitti e obiezioni, derivanti dall’assegnazione delle risorse, opinioni divergenti, scarsa comunicazione o gestione dello stress…. Questo tipo di situazioni va affrontata non appena si manifesta, in modo che non abbia un impatto negativo sul team. 

Sulla base della mia esperienza sento di darti questi consigli:

• Ascolta in maniera attiva ed empatica 
• Adotta una comunicazione chiara ed efficace
• Rispondi alle obiezioni con dati concreti
• Lascia che l’interlocutore termini il discorso e accetta anche il suo punto di vista
• Suggerisci una visione differente e cita degli esempi
• Proponi soluzioni al problema

È importante gestire i conflitti e le obiezioni in maniera costruttiva: empatizza con il tuo interlocutore ed accogli il suo stato d’animo.

L’importanza di lavorare in team

Lavorare in team è fondamentale durante lo sviluppo di un progetto; partecipare tutti significa contribuire ognuno con le proprie competenze e abilità, e dimezzare la mole di lavoro verso il raggiungimento del risultato finale. Collaborare può inoltre stimolare le capacità creative, innovative e le competenze interpersonali.

Come project manager devi avere una mentalità aperta, adottare una comunicazione assertiva, essere flessibile e non limitarti a “dare ordini” ma collaborare e coordinare sempre nel rispetto di tutti.

Accetta la sfida

Fare il project manager è più impegnativo di quanto immaginassi; richiede pazienza, precisione e molte responsabilità, ma restituisce altrettante soddisfazioni e stimoli. 

Durante i lavori di gruppo presso il McLuhan FITSTIC, forse ti capiterà di proporti o essere scelto come PM; nel secondo caso non avere paura di assumerti l’incarico, accogli la sfida, metti in campo le competenze che hai acquisito durante il percorso e fai avanzare le tue proposte!