La gestione del tempo è sicuramente una competenza trasversale (o soft skill) che accomuna qualsiasi soggetto: dallo studente al lavoratore.

All’interno del corso McLuhan ho potuto capire quanto fossi indietro sotto questo punto di vista. Davo troppe poche attenzioni a questo aspetto e di conseguenza non avevo nessuno stimolo a migliorare.

Attraverso lezioni mirate, Project Work, attività extra corsuali e ore di stage in aziende ho raccolto diversi insegnamenti che ti vorrei condividere per darti la possibilità di diventare un vero esperto del time management.

Per gestire il tuo tempo devi sapere cosa e quanti compiti fare

Se vuoi saper padroneggiare questa skill devi partire dalle basi e individuare tutte le mansioni che andrai a svolgere in un determinato arco temporale. Puoi prendere come punto di riferimento un giorno, una settimana, un mese oppure un anno.

Il tempo è anche in stretta correlazione con la complessità del soggetto/contesto che stai prendendo in analisi. Se devi organizzare il tuo tempo per una verifica scolastica, un progetto con colleghi o una consegna da presentare a un cliente, avrai sicuramente priorità e obiettivi diversi.

Quindi, prendi carta e penna e inizia a stilare la lista delle cose da fare (o meglio conosciuta come “to do” list). Cerca di farla il più dettagliata ed esaustiva possibile. Ricordati di non tralasciare i compiti che pensi siano inutili perché una micro mansione da 5 minuti non fa la differenza, ma se queste azioni iniziano ad essere diverse, anche il tempo da dedicare loro aumenta.

Come fare correttamente una “to do” list

Di strategie ne esistono diverse. In questo caso mi sento di suggerirti una tecnica che personalmente ho usato e che in più situazioni mi ha aiutato molto.

Si tratta di uno schema che si basa sul concetto di “matrioska”, ossia qualcosa di grande che progressivamente diventa sempre più piccolo.

Quello che consiglio di fare è di individuare la o le macro tasks per poi scendere più nel dettaglio fino a individuare le micro tasks collegate a ogni compito.

Un esempio banale, ma molto intuitivo, è la gestione del tempo per prepararti a una verifica. In questo caso hai una o più materie da studiare e collegate a queste materie hai diversi sottotemi da conoscere.

Dai un tempo a ogni compito

Completata la “to do” list devi segnare un tempo a ogni compito.

Questa attività è utile a individuare quelle che in precedenza ho chiamato micro tasks (o micro mansioni). Compiti con un’importanza temporale compresa tra due minuti e un massimo di cinque/sei. 

Parti dalle priorità

In questo momento per ogni macro task hai una lista di sotto compiti utili al raggiungimento dell’obiettivo. E qui una domanda ti dovrebbe sorgere spontanea: «ma quale tra i diversi compiti devo fare per primo?». 

Risposta: «è una questione di priorità». In questa fase è la definizione delle priorità a far la differenza.

Lo strumento che utilizzo a tal proposito, che abbiamo anche approfondito in una lezione di Project Management all’interno del corso, è il grafico delle priorità o grafico di Eisenhower.
Un framework che spesso viene utilizzato per la gestione di più compiti, ma tu lo puoi benissimo utilizzare per una singola attività.

Come si costruisce il grafico di Eisenhower

Questo tool è formato da 4 quadranti che vengono definiti in base a due variabili (importanza e urgenza), strettamente collegate al raggiungimento dell’obiettivo:

• la prima, sull’asse verticale, che determina l’importanza o la non importanza;
• la seconda, sull’asse orizzontale, che determina l’urgenza o la non urgenza.

Ora vediamo nel dettaglio ogni quadrante. Ti invito, mentre leggi, di disegnare il grafico così ti sarà tutto più immediato da comprendere.

I quadranti sono:

• 1° Quadrante, in alto a sinistra, nel quale inseriremo tutti i compiti importanti e urgenti. Nel caso della preparazione per un’esame in questo quadrante potresti metterci tutti gli argomenti ai quali sai di dover dedicare più tempo;
• 2° Quadrante, in alto a destra, nel quale si trovano le task importanti e non urgenti. Per esempio potresti inserire in quest’area la presentazione di un progetto tra tre mesi;
• 3° Quadrante, in basso a sinistra, nel quale abbiamo i compiti non importanti e urgenti. Se lavori in team, la divisione dei ruoli potrebbe essere un’attività da inserire;
• 4° Quadrante, in basso a destra, dove risiedono le mansioni non urgenti e non importanti. Come per esempio, scrivere un messaggio o una mail a un tuo compagno o collaboratore.

Una volta creata questa piccola griglia devi iniziare a inserire le voci che hai precedentemente individuato.

Attribuita un’importanza e un’urgenza a ogni mansione, è necessario che tu svolga due attività in parallelo.

Da un lato, per essere efficiente, dovrai sempre focalizzarti sulle voci del secondo quadrante, ovvero dovrai porre l’attenzione sulle attività di prevenzione, formazione, pianificazione e miglioramento. In questo modo avrai una visione di lungo periodo e la sensazione sarà quella di gestire il tempo e non di essere gestiti dal tempo.

Dedicare la maggior parte delle tue energie alla definizione delle attività del secondo quadrante ti aiuterà a prevenire le “crisi”, ovvero i momenti in cui potrai sentirti sopraffatto/a dal numero di attività da svolgere e/o dalla loro complessità.

Dall’altro dovrai porre molta attenzione ai compiti urgenti e importanti (primo quadrante), ovvero quelli che nel breve periodo tendono a rallentare il lavoro.

Tengo a precisare che nel corso del tempo le tasks possono cambiare e diventare più o meno importanti o urgenti. In questo caso, cambia la loro posizione all’interno del grafico e torna a concentrarti sulle priorità.

La gestione del tempo è una questione di pratica

Per diventare bravo/a a gestire il tuo tempo devi capire quali strumenti sono più adatti a te e come puoi integrarli all’interno dei tuoi processi.

Non è detto che quello che ti ho spiegato possa andare bene. Prendi questi spunti come piccoli suggerimenti da inserire all’interno del tuo contesto che sarà diverso dal mio e da quello di qualsiasi altra persona.

Fai tuoi gli strumenti e le nozioni teoriche e creati il modus operandi più idoneo alle tue necessità.

Un regalo per te…

Se sei arrivato fino in fondo all’articolo ti meriti un regalo!

Navigando per la rete ho trovato una guida gratuita sulla produttività all’interno della quale vengono spiegati diversi strumenti da utilizzare, tra i quali anche il grafico di Eisenhower che ti ho spiegato precedentemente.

Ecco qua la guida: “Produttività del lavoro e gestione del tempo per il business“. Buona lettura 😉

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